Começar bem um projeto é muito importante para concluí-lo com sucesso.

Mas os momentos iniciais de um projeto muitas vezes são marcados pela pressa de iniciar, pelo otimismo exagerado e pela vontade de ter logo os primeiros resultados. Neste clima de euforia, algumas das informações, definições e decisões fundamentais podem acabar sendo deixadas de lado. Esta visão imediatista, que faz parte da cultura das nossas latitudes tropicais, pode gerar dificuldades mais adiante no projeto.

Nestes momentos é importante lembrar que iniciar o projeto não significa necessariamente executar, como é do senso comum, mas sim preparar as condições para que a execução seja bem sucedida. E para que esta preparação – ou planejamento – possa acontecer é preciso antes, reunir e esclarecer as informações disponíveis sobre o projeto.

A seguir sugiro algumas das principais providências no inicio de um projeto que vão contra a crença de que o importante é começar e o resto se vê depois:

Entenda a necessidade que originou o projeto. Já que projeto é um esforço temporário, antes de começar o esforço, assegure-se de ter compreendido muito bem a necessidade a ser atendida pelo projeto.

Defina claramente o produto do projeto. É bem provável que o produto do projeto sofra algumas modificações desde sua primeira ideia até sua efetiva conclusão. Porém, para que haja efetivamente satisfação do cliente na entrega final deste produto, vale a pena investir esforço e tempo para especificar ao máximo possível – especialmente com o cliente do projeto e com o patrocinador do projeto – as características, funcionalidades e a aplicação do produto a ser gerado pelo projeto.

Perceba a importância do projeto. Todo projeto deve estar alinhado com a estratégia da organização que o realiza. O quanto o projeto contribui para a transformação, sobrevivência e perpetuação desta organização é o que geralmente define a prioridade do projeto dentro desta organização.

Garanta um bom patrocinador para o projeto. Para que o projeto tenha mais chance de ser bem sucedido, é essencial um patrocinador que garanta os recursos necessários, proteja o projeto e articule para que o projeto dê certo.

Estude o ambiente do projeto. Ainda que preliminarmente, explore o ambiente do projeto, o contexto em que será realizado, seus direcionadores, procurando já identificar as principais dificuldades e limitações a que o projeto estará sujeito, o universo dos principais envolvidos, as informações disponíveis e as que ainda não estão disponíveis. Tudo isso será devidamente detalhado depois, como parte do planejamento do projeto, mas quanto mais se conhecer do ambiente do projeto desde os primeiros passos, maiores as chances de se caminhar para a direção correta.

Assegure-se que o prazo seja factível. Prazos impossíveis imprimem pouca seriedade ao projeto, que ao sofrer muitas revisões, pode ficar desacreditado. Mesmo que não disponha ainda dos recursos necessários para uma estimativa detalhada, valide o prazo macro do projeto. Este é o momento de dizer não, se necessário, negociar um novo prazo – factível – e depois cumprir o que ficou acordado.

Comprometa-se com uma verba realista. O custo geralmente é o principal parâmetro em muitas das decisões tomadas no projeto. Da mesma forma que com o prazo, busque referências para validar a verba disponível e não hesite em renegociar, se tiver argumentos para sustentar o novo custo. Muitos estouros de orçamento em projetos acontecem simplesmente porque o valor inicialmente definido estava completamente furado.

Oficialize o projeto dentro da organização. Pode parecer burocracia, mas começar o projeto somente depois de documentar suas principais informações através de um termo de abertura, firmado por alguém que tenha poderes para autorizar o projeto – que pode ser ou não o patrocinador - é uma forma de expressar o reconhecimento do projeto pela organização que o realiza.

Garanta que os principais envolvidos saibam da existência do projeto e de sua prioridade. Distribuir o termo de abertura do projeto aos principais envolvidos internos que em algum momento participarão do projeto, é uma forma de obter comprometimento.

Obtenha os recursos necessários ao projeto. Evite começar o projeto sem ter efetivamente disponíveis os recursos necessários, pelo menos, à primeira fase do projeto. E como recursos entenda-se aqui pessoas, materiais, máquinas, equipamentos, sistemas, além propriamente de recursos financeiros. A falta de recursos costuma ser a uma das principais razões de descontinuidade em projetos.

Alinhe os envolvidos aos objetivos do projeto. Confirme o entendimento da equipe do projeto para com os principais conceitos, requisitos e informações, em especial a necessidade a ser atendida, o produto do projeto, o cliente, o patrocinador, o prazo, a verba, as restrições e os pressupostos assumidos para o projeto. A convergência dos esforços de cada um só será potencializada com o entendimento comum destes conceitos.

É certo que, muitas vezes, dependendo do contexto, o gerente do projeto não tem muito o que escolher, impor ou pleitear. Outras vezes, o projeto começa tão cru, que algumas das sugestões acima só poderão ser realizadas como parte do planejamento, depois de iniciado o projeto. Mas, em mais de 30 anos de atividade profissional em projetos, pude comprovar que as ações deste pequeno roteiro, quando realizadas, contribuem significativamente para que o projeto seja desenvolvido com sucesso.